Met de komst van de computer ontstond het toekomstbeeld van het “papierloze kantoor”, een visie die alleen maar aan kracht won toen later ook het internet en het elektronische boek raakten ingeburgerd. Maar het papierloze kantoor is er nog steeds niet.
Dat heeft weinig of niets te maken met vastgeroeste gewoontes, maar eerder met het feit dat papier voor bepaalde taken superieur is aan het digitale medium. En daar valt weinig aan te doen.
Illustratie: Computerwetenschapper Bob Braden op zijn kantoor in 1996. Foto: Carl Malamud.
——————————————————————————————————–
|
// http://pagead2.googlesyndication.com/pagead/show_ads.js // http://pagead2.googlesyndication.com/pagead/show_ads.js |
——————————————————————————————————–
“We hebben veel verhalen gehoord over het papierloze kantoor, maar we hebben er nooit eentje gezien”, schrijven Abigail Sellen en Richard Harper in hun boek The Myth of the Paperless Office (2003), de eerste uitgebreide studie naar hoe en waarom papier wordt gebruikt in een kantooromgeving. [1]
De auteurs onderzochten het gebruik van papier bij tientallen bedrijven, organisaties en vrije beroepen. “Overal waar we kwamen, was papier opgestapeld van muur tot muur, in elk kantoor en in elk type organisatie: ziekenhuizen, financiële instituten, onderzoekslaboratoria, telecommunicatiebedrijven, enzovoort.”
De onderzoekers bezochten ook bedrijven en organisaties waar papier werd verbannen en ontdekten dat het werkproces daardoor in belangrijke mate werd gehinderd. Sommige werknemers gingen er zelfs toe over om stiekem papieren documenten “op te slaan” in de kofferbak van hun auto.
Recentere onderzoeken laten zien dat er intussen nauwelijks iets is veranderd. De auteurs van een studie uit 2012, die onderzoek deden in een administratieve afdeling van een universiteit en bij een aantal kenniswerkers, besluiten: “De meeste kantoren die we bezochten, waren min of meer volgepropt met papier”. [2]
Ouderwetse praktijk?
Sinds de komst van de computer is papier een symbool van ouderwetse praktijken en oubollige technologie. Dat is begrijpelijk, want op het eerste gezicht maakt het digitale medium papier overbodig: je kan documenten lezen, schrijven, verzenden en archiveren in digitaal formaat.
Maar de praktijk is anders, zoals het bestaan van desktop printers en scanners al doet vermoeden: digitale documenten worden uitgeprint op papier, terwijl papieren documenten worden ingescand om ze om te zetten in een digitaal formaat.
Het digitale medium heeft papier dus niet vervangen; beide media worden naast en door elkaar gebruikt. Dat is vervelend, want het drijft zowel de kosten als het gebruik van grondstoffen op: bovenop het omhakken van bomen voor papierproductie komt er nu ook nog eens het elektriciteitsverbruik van het digitale medium bij.
Volgens techno-optimisten is het blijvend gebruik van papier te wijten aan het feit dat mensen zich verzetten tegen verandering, en dat het mensen en organisaties aan kennis ontbreekt van wat nieuwe technologie kan bieden.
Maar de hierboven aangehaalde onderzoeken laten zien dat het conservatisme van kantoormedewerkers helemaal niet zo irrationeel is: “Mensen gebruiken papier in bepaalde fasen van hun werk, niet omdat ze niet bereid zijn om te veranderen, maar omdat hen een alternatief wordt aangeboden dat niet alles biedt wat ze nodig hebben”, aldus Sellen en Harper.
Uiteraard heeft papier belangrijke nadelen in vergelijking met het digitale medium: de archivatie ervan vraagt heel veel ruimte, papier vereist fysieke verzending, en het kan alleen lokaal worden gebruikt, door slechts één persoon tegelijk. Bovendien kan informatie op papier niet eenvoudig worden aangepast. Maar papier heeft ook unieke voordelen, die al te vaak worden genegeerd.
Lezen op papier
Een eerste vaststelling is dat mensen vrijwel unaniem de voorkeur geven aan het papieren medium als ze documenten lezen, tenzij die heel kort zijn. Dat heeft niet alleen te maken met de kwaliteit van het scherm. Papier vergemakkelijkt lezen in de werkomgeving om (hoofdzakelijk) drie redenen:
- Er kunnen notities en aantekeningen bij de tekst worden gemaakt. Dat is van belang voor het terugvinden van bepaalde passages, maar het maken van aantekeningen kan er ook voor zorgen dat een tekst beter begrepen wordt.
- Papier maakt een snelle en flexibele navigatie mogelijk, zowel in een document als tussen documenten onderling. Zeker op kantoor word een tekst zelden van begin tot eind gelezen. Een document wordt snel doorbladerd, er wordt met de vinger of duim een bepaalde bladzijde of passage gemarkeerd, er wordt heen en weer genavigeerd tussen verschillende secties van een document, er worden een index, bronnenlijst of tabellen gebruikt. De tastbaarheid van papier maakt dat er weinig visuele aandacht moet worden gegeven aan het omslaan en vasthouden van bladzijden. [3]
- Er kunnen makkelijk twee of meer verschillende documenten tegelijk worden geraadpleegd, bijvoorbeeld voor het controleren van feiten en cijfers, of bij het gebruik van bronnenmateriaal bij het schrijven van een tekst. Een papieren document kan snel naar het midden van het bureau worden gebracht, naast andere documenten worden gelegd, en flexibel worden georganiseerd en gereorganiseerd.
Hoewel ook digitale media al deze functies kunnen vervullen, doen ze dat op een duidelijk inferieure manier. Sommige elektronische media laten het toe om aantekeningen te maken, maar nooit met dezelfde flexibiliteit als op papier, waar alles mogelijk is.
Navigatie doorheen digitale documenten is traag en frustrerend: het leunt in grote mate op visuele handelingen, waardoor het lezen wordt onderbroken. Bovendien wordt er slechts één hand gebruikt. [5] Om dezelfde redenen is ook het openen van verschillende vensters op een computerscherm onhandig, een probleem dat nog wordt versterkt door de beperkte ruimte op het scherm.
Deze eigenschappen zijn belangrijk bij het schrijven van teksten, een activiteit die grotendeels digitaal gebeurt maar vrijwel altijd met ondersteuning van papieren documenten: eerdere versies van de tekst, bronnen waaruit wordt geciteerd, een schets voor de structuur van de tekst, enzovoort. Maar dezelfde voordelen spelen ook bij administratieve taken zoals het invullen van digitale formulieren of het uitvoeren van de boekhouding: papier maakt het veel makkelijker om schrijven en lezen te combineren.
Digitale informatie wordt ook steevast uitgeprint als het om instructies gaat voor het installeren van software of het oplossen van computerproblemen. Die informatie elektronisch raadplegen zou immers het continu wisselen tussen verschillende vensters vereisen.
Structureren van het werkproces
Papier helpt kantoor- en kenniswerk nog op andere manieren. De studie uit 2012 laat zien dat zowel administratieve medewerkers als kenniswerkers doelbewust stapels papier op of nabij hun bureau plaatsen. Deze stapels papier — die bestaan uit uitgeprinte documenten en e-mails, vaak ook nog voorzien van geschreven aantekeningen — herinneren hen aan bepaalde zaken en bereiden hen voor op specifieke taken.
Sommige stapels papier worden centraal bewaard, bijvoorbeeld vlak naast de computer: deze betreffen taken die onmiddellijk moeten worden uitgevoerd, vaak in een bepaalde volgorde. Andere stapels papier, die te maken hebben met taken waaraan op een latere datum wordt gewerkt, liggen verder weg.
Kortom, papieren documenten vertegenwoordigen de sequentie waarin taken worden afgehandeld en structureren dus het werkproces. Daarbij hebben ze ook een motiverend element: een stapel papier op een bureau valt niet te negeren. Hoewel computers soortgelijke functies bieden voor het organiseren van informatie, schieten die alweer duidelijk te kort als er een vergelijking wordt gemaakt met papier.
Je kan wel digitale “mappen” rangschikken op het “bureaublad”, maar je kan bijvoorbeeld geen mappen op elkaar stapelen. Ook maakt een digitale map niet duidelijk hoeveel documenten erin zitten. Bovendien is al die informatie tijdelijk verdwenen als de computer wordt uitgezet.
Sociale interactie
Een derde alledaagse kantoorpraktijk waarbij papier heel vaak wordt gebruikt, is de uitwisseling van informatie. Zo blijkt dat meer dan de helft van de conversaties en de meerderheid van de vergaderingen worden ondersteund door papieren documenten. Bij het gebruik van papier kan iedereen zien welke acties de anderen nemen ten aanzien van een document. Het is duidelijk als iemand het document doorbladert, naar een figuur op een bepaalde bladzijde wijst, enzovoort.
Als iedereen met een laptop of tablet in de vergadering zit, dan ontbreekt deze non-verbale communicatie, wat de interactie bemoeilijkt. In andere situaties blijkt het handmatig afleveren van een papieren document vooral een excuus om alvast even over het document te praten.
Verder blijkt papier ook het uitverkoren medium te zijn bij het snel noteren van ideëen, alsook bij het plannen en denken. Papier is snel toegankelijk, zowel voor schrijven als lezen. Een papieren document moet niet worden opgestart, geactualiseerd, of opgeladen. Kortom, een papierloos kantoor zou even onhandig zijn als een “digitaalloos” kantoor.
Het kantoor van de toekomst
Kunnen de tekortkomingen van het digitale medium worden opgelost? Dat is weinig waarschijnlijk. Zowel de nadelen als de voordelen van het digitale medium komen immers voort uit precies dezelfde eigenschappen. Bijvoorbeeld het feit dat een elektronisch document nauwelijks plaats inneemt, is zowel een voordeel (er kan heel veel informatie worden opgeslagen op heel weinig plaats) als een nadeel (een digitaal document wordt gauw vergeten).
De onderzoekers suggereren wel een aantal verbeteringen, zoals computers met manuele knoppen en hendels om doorheen digitale documenten te navigeren. Verbeterde software zou het makkelijker kunnen maken om een overzicht te krijgen van wat er zich allemaal op de harde schijf van de computer bevindt.
Het gebruik van meerdere computerschermen (of een groter computerscherm) maakt het mogelijk om verschillende digitale documenten tegelijk te gebruiken, wat de navigatie aanzienlijk kan verbeteren. Maar helaas vergeten de wetenschappers daarbij te vermelden dat daardoor het energieverbruik de hoogte in schiet, aangezien het scherm het meest energie-instensieve onderdeel is van een computer.
Beide studies argumenteren dat papier een belangrijke rol zal blijven spelen op kantoor. De auteurs adviseren bedrijven om zich te richten op systemen die het digitale en papieren medium zo goed mogelijk met elkaar proberen te verzoenen, in plaats van systemen die er op gericht zijn papier te vervangen.
Dat kan bijvoorbeeld door papier toe te laten voor projecten waar mensen op een bepaald moment aan werken, terwijl archivatie op langere termijn uitsluitend digitaal gebeurt. Hoe kantoorwerk dan duurzamer kan worden, is een vraag die we in een volgend artikel proberen te beantwoorden.
Kris De Decker
——————————————————————————————————–
Bronnen en noten:
[1] The Myth of the paperless office, Abigail J. Sellen en Richard H.R. Harper, 2003
[2] Mundane materials at work: paper and practice. Sari Yli-Kauhaluoma, Mike Pantzar and Sammy Toyoki, 2012
[3] Dat mensen liever op papier lezen, werd ook aangetoond voor het lezen van romans. De lezer van een papieren boek bouwt onbewust een mentale kaart op van een boek. Het brein weet bijvoorbeeld dat een bepaalde passage ergens vooraan in het boek staat, onderaan de linkerpagina. Een elektronisch boek biedt deze ruimtelijke aanwijzingen niet. Onderzoekers toonden aan dat lezers van een papieren boek daarom het verhaal beter in zich opnemen. Zie “The Reading Brain in the Digital Age: The science of paper versus screens“, Ferris Jabber, 2013.
[4] Bewaard in de vlucht, Knack/Lowtech Magazine, Kris De Decker, 2001
[5] Tablet computers zijn op dit vlak een verbetering.
——————————————————————————————————–
|
// http://pagead2.googlesyndication.com/pagead/show_ads.js |
www.lowtechmagazine.be 
Geef een reactie op roland Reactie annuleren