De standvastige en vertrouwde wereld van papier wordt
ingeruild voor de permanent veranderende wereld van de
informatietechnologie. Het gevaar om gegevens te verliezen, is nooit
groter geweest.
Steeds meer informatie gaat digitaal. Bibliotheken, bedrijven,
de overheid, het publiek: allemaal zijn ze papieren documenten naar
een elektronische vorm aan het omzetten. Tegelijk wordt meer en meer
informatie meteen digitaal aangemaakt. Maar het bewaren van digitale data vraagt een actief en
regelmatig onderhoud. Dat is een fundamenteel andere benadering dan
bij de bewaring van papier, waar de informatie in optimale
klimatologische omstandigheden wordt gestockeerd en liefst nooit meer
wordt aangeraakt. Om de raadpleegbaarheid en authenticiteit van digitale informatie in de verre toekomst te
garanderen, moet een archivaris nu al de nodige voorzorgen nemen.
——————————————————————————————————–
——————————————————————————————————–
De voordelen van een digitaal
archief zijn onmiskenbaar groot. Elektronische en
gedigitaliseerde bestanden nemen natuurlijk veel minder ruimte in dan
dezelfde informatie op papier, maar minstens even belangrijk is de
veel grotere beschikbaarheid van de gegevens. Een document uit een
elektronisch archief kan door verschillende mensen tegelijk
geraadpleegd worden. Kan dat elektronische archief bovendien
geconsulteerd worden via internet, dan is de informatie dag en nacht
waar ook ter wereld te raadplegen. Tegelijkertijd kunnen de originele
documenten, als die er zijn, niet beschadigd of gestolen worden.
Eigen aan een elektronische archief zijn ten slotte de krachtige
zoek- en navigatiefuncties: het intikken van een zoekterm volstaat om
het gewenste document op het scherm te toveren.
Welbepaalde configuratie
Maar het elektronische medium kent ook nadelen. In een papieren
document zijn drager en informatie onlosmakelijk verbonden. Om de
informatie te bewaren, volstaat het dus om de drager te bewaren. Je
hoeft een boek alleen maar open te slaan om het te kunnen lezen. Dat
is anders bij een digitaal document. De drager op zich is daar niet
voldoende om het document te kunnen raadplegen. Dat is natuurlijk ook
zo bij een muziekcassette of langspeelplaat, maar bij elektronische
informatie gaat het veel verder dan dat.
De toegankelijkheid van een
digitaal document is afhankelijk van een bepaalde configuratie, een
bepaalde combinatie van hard- en software. Een tekstdocument vereist
een tekstverwerkingsprogramma dat op zijn beurt van een
computerplatform en een specifiek besturingssysteem afhankelijk is.
Staat het document op een extern opslagmedium, dan is er ook een
welbepaald leestoestel nodig. Is een van die voorwaarden niet
vervuld, dan blijven de gegevens ontoegankelijk en dus nutteloos. De
razendsnelle ontwikkelingen in de informatietechnologie en de vele
verschillende gebruikte platformen, softwaretoepassingen en
opslagmedia dreigen de levensduur van de nu massaal aangemaakte
digitale informatie dan ook heel kort te maken.
Fysieke houdbaarheid
De onderkenning van dit probleem is recent. Aanvankelijk ging de
aandacht naar de fysieke houdbaarheid van de elektronische dragers,
die merkelijk korter is dan die van papier of microfilm. Maar zelfs
de fragielste opslagmedia zullen langer beschikbaar zijn dan de hard-
en software waarmee ze gelezen kunnen worden. Dat betekent dat de
digitale gegevens voortdurend moeten worden overgezet, niet alleen
naar nieuwe dragers, maar ook naar een nieuwe softwareomgeving.
Anders worden ze onleesbaar.
Een andere mogelijkheid is alle
opeenvolgende configuraties bewaren. Maar dat is op langere termijn
niet meteen een elegante oplossing, aangezien de door informatisering
gewonnen ruimte weer wordt ingenomen door vele generaties computers
en randapparatuur. Bovendien heeft het geen zin om machines te
bewaren waarvoor geen wisselstukken meer te verkrijgen zijn, of
software die niemand meer weet te gebruiken.
Actief en regelmatig onderhoud
Het bewaren van digitale data vraagt dus een actief en
regelmatig onderhoud. Dat is een fundamenteel andere benadering dan
bij de bewaring van papier, waar de informatie in optimale
klimatologische omstandigheden wordt gestockeerd en liefst nooit meer
wordt aangeraakt. Maar ook het omzetten van een elektronisch document
naar een nieuwe softwareomgeving (migratie) of naar een nieuwe versie
van hetzelfde softwarepakket (conversie) brengt problemen mee. Dat
proces gaat meestal gepaard met het geheel of gedeeltelijk foutief
omzetten van de inhoud.
In het geval van een tekstdocument gaat het
zowel om paginastructuur, karakters als stijlkenmerken. Ook dat is
een gevolg van de scheiding tussen drager en informatie. In een
papieren document zijn inhoud, structuur en vorm zichtbaar aanwezig.
In een digitaal document zijn ze afhankelijk van de software waarmee
ze zijn aangemaakt en daarom ongrijpbaar. Dat betekent dat je niet
zeker kan weten of inhoud, structuur en vorm van een digitaal
document wel hetzelfde zijn als bij de creatie ervan.
Integriteit
Ook los van conversie of migratie is de authenticiteit of integriteit
van een elektronisch bestand niet gewaarborgd. Elektronische
informatie kan makkelijk gewijzigd worden zonder een spoor achter te
laten. Per ongeluk, maar ook opzettelijk. Natuurlijk is het ook
mogelijk een papieren document zodanig te vervalsen dat niemand het
merkt, maar dat is niet eenvoudig.
Op dit moment is er dus geen kant-en-klare oplossing. Op termijn moet
er natuurlijk een algemene standaard voor het aanmaken van digitale
informatie komen. Een van de kanshebbers is XML, een platform- en
softwareonafhankelijke taal die door verschillende fabrikanten
ondersteund wordt. Maar of XML ook algemeen gebruikt zal worden, valt
nog te bezien. De belangen in de software-industrie zijn groot en
vanzelfsprekend wil iedereen wel de fabrikant van een algemeen
aanvaard standaardformaat zijn.
Behelpen
Ondertussen is het behelpen, door het
bewaren van configuraties of het nauwgezet overzetten naar een nieuwe
omgeving. In beide gevallen is het toekennen van metadata, gegevens
over gegevens, essentieel. De oorspronkelijke omgeving waarin het digitale archiefstuk is
ontstaan en beheerd, moet explicieter beschreven worden dan bij
papieren archiefbestanden het geval is. Het gaat enerzijds om
inhoudelijke of intellectuele gegevens, die ook aan papieren
documenten worden toegekend, zoals een korte beschrijving van de
inhoud en de vermelding van datum en auteur.
Die zijn nodig om het
document te interpreteren of te begrijpen, ook als de oorspronkelijke
omgeving waarin ze zijn ontstaan en een rol hebben vervuld niet
langer bestaat. Een verzameling cijfers kan bijvoorbeeld van alles
betekenen. Anderzijds moeten aan het document gegevens worden
vastgemaakt over de wijze waarop digitale archiefstukken leesbaar
kunnen worden gemaakt. Dat zijn de technische gegevens die nodig zijn
om het document te openen: de configuratie waarmee het is aangemaakt,
de eventuele migraties die het heeft ondergaan en door wie die zijn
uitgevoerd. Die gegevens zijn ook van belang voor de integriteit van
de informatie.
Metadata
Metadata zijn ook nodig als je rekent op emulatie (het nabootsen
van software op een computer die daar niet voor ontworpen is) om
digitale documenten zonder verder ingrijpen langdurig te bewaren. De
computer laat immers alleen maar weten dat hij het document niet kan
openen. Hij zegt niet wat voor document het is en evenmin met welke
software het is aangemaakt. Als we niet weten wat de inhoud van een
bestand is, gaan we nooit de complexe en tijdrovende taak ondernemen
om een emulatieprogramma te schrijven.
Het zal duidelijk zijn dat de toekenning van die gegevens niet
achteraf kan gebeuren. Het moet gebeuren bij de creatie van het
document en dat komt op een totale omkering van de archieffunctie
neer. Om raadpleegbaarheid en authenticiteit in de toekomst te
garanderen, moet een archivaris nu al de nodige voorzorgen nemen. In
een papieren informatiesysteem loopt hij achter de gebeurtenissen
aan. De metadata worden dan achteraf toegekend, namelijk wanneer
iemand binnen de instelling beslist dat een document niet langer
onmiddellijk nut heeft en dus naar het archief kan.
Archieffunctie omkeren
Nu moet de
archivaris zich gaan bemoeien met de manier waarop de informatie
wordt aangemaakt. Anders is langdurige bewaring van elektronische
documenten een illusie.De Nederlanders, die verder staan in de definiëring van de
problematiek, formuleren het zo: ‘Het realiseren van digitale
duurzaamheid is primair een bestuur-veranderkundig probleem, dat
dringend om een oplossing vraagt. Het toenemende gebruik van
informatie- en communicatietechnologie binnen de overheid leidt tot
ingrijpende wijzigingen in de wijze waarop taken worden uitgevoerd.
De overgang naar elektronische communicatie (tussen overheid en
burger en tussen overheidsorganisaties onderling) vereist
voorzieningen die de zorgvuldigheid, betrouwbaarheid en integriteit
van het handelen van de overheid waarborgen. Van de exacte kosten
valt thans geen betrouwbare schatting te maken.’
Het waarborgen van de authenticiteit van digitale informatie is
gezien de snelle ontwikkelingen niet alleen voor toekomstige
historische onderzoekers van belang. De in archieven opgeslagen
informatie is tevens een neerslag van het handelen en zodoende
fundamenteel belangrijk inzake bewijskracht, verantwoording en
rechtszekerheid. Dat wordt allemaal heel concreet als je gaat denken
aan bouw- en milieuvergunningen, processen-verbaal van de politie,
politieke beslissingen, gegevens van de burgerlijke stand,
gerechtelijke vonnissen of pensioendossiers.
Overheid
Want ook de overheid
gaat digitaal. Dat staat zo in het regeerakkoord en het wordt ook
door Europa opgelegd. In de loop van vorig jaar deden het stadsarchief van Antwerpen en het
Interdisciplinair Centrum voor Recht en Informatica (ICRI) in Leuven
een onderzoek naar de stand van zaken omtrent de aanmaak en bewaring
van digitale overheidsdocumenten in Vlaanderen. De eerste conclusie
was dat de Vlaamse instellingen de afgelopen jaren wel degelijk mee
op de digitale trein zijn gesprongen: veel overheidsdocumenten die
vroeger op papier werden aangemaakt, verschijnen nu in eerste
instantie in digitale vorm. Er worden ook maatregelen genomen voor de
beveiliging van de gegevens, met name het maken van een back-up.
Digitale chaos in de maak
Maar
daarmee houdt het goede nieuws op. De bewaring van digitaal
aangemaakte informatie gebeurt in 63 procent van de gevallen op
papier. In het andere geval – opslag op externe dragers of op het
systeem zelf – zegt drievierde van de ondervraagde instellingen geen
vast bestandsformaat te gebruiken voor de langdurige opslag van
documenten. Bijna niemand maakt gebruik van metagegevens. Dat
betekent dat een deel van onze instellingen de voordelen van
digitalisering niet benut, terwijl er bij de andere instellingen een
digitale chaos in de maak is. Bestanden worden bewaard op
verschillende dragers, in verschillende formaten, en dat zonder enig
inzicht in de status van het document. Met alle gevolgen van dien
voor integriteit en raadpleegbaarheid van gegevens. Er is geen reden
om aan te nemen dat het met de federale instellingen beter is
gesteld.
Archiefwet
Nochtans
zijn alle overheidsdocumenten aan de archiefwet uit 1955 onderworpen.
Die stelt onder meer dat openbare besturen hun documenten van meer dan
honderd jaar oud verplicht moeten neerleggen bij het Algemeen
Rijksarchief, een federale wetenschappelijke instelling belast met de
zorg voor en het beheer van het Belgisch archivalische erfgoed.
Vrijwillig kan dat al na dertig jaar, als de documenten ten minste geen
administratief nut meer hebben.
Het Rijksarchief bewaart onder meer de
archieven van de centrale instellingen van de Bourgondische, Spaanse en
Oostenrijkse Nederlanden en ook veel private archieven van kerken,
kloosters, politici en belangrijke families. De taak van het
Rijksarchief is die continuïteit te verzekeren. Dat is niet
vanzelfsprekend: uit de negentiende eeuw is erg weinig bewaard gebleven
als gevolg van het gebruik van papier van een heel slechte
kwaliteit.
Geschiedenis
‘Ik wil de geschiedenis niet ingaan als conservator van een
periode waaruit niets bewaard bleef’, stelt algemeen rijksarchivaris
Ernest Persoons. ‘De archiefwet stelt dat de openbare besturen niets
mogen vernietigen zonder mijn toelating. Als het over papier gaat, is
men nog zorgvuldig. We hebben dat geleerd. Maar men heeft nooit
dezelfde reflex gehad voor geautomatiseerde archieven. Iedereen denkt
dat er eerst een nieuwe archiefwet moet komen, maar dat is niet zo.
Onze wet is heel soepel: de drager wordt niet bepaald.’
Het Rijksarchief
heeft een dubbele taak te vervullen. Enerzijds dient het toezicht uit
te oefenen op de bewaring van de archieven van alle hoven, rechtbanken,
openbare besturen en instellingen. Anderzijds moet het de
overheidsbesturen bijstaan in hun archiefbeheer, door het opstellen van
richtlijnen en aanbevelingen voor de bewaring, de selectie en de
overdracht van de overheidsarchieven. Persoons wil nu in samenwerking
met de Katholieke Universiteit Leuven het nodige onderzoek voeren om
die algemene richtlijnen te kunnen opstellen.
Niet vanzelfsprekend
Het is niet
vanzelfsprekend om de overheid voor de problematiek warm te maken. Het
Rijksarchief denkt op lange termijn. ‘Ik moet nu overal voor gebouwen
zeuren’, aldus Persoons. ‘Dat zal nog zo’n dertig jaar duren. Daarna
zullen de openbare instellingen digitale informatie beginnen
overdragen. Ik moet echter nu al gaan pleiten om die technische
omgeving te creëren, anders zullen we de informatie op dat moment niet
meer kunnen lezen. Dat uitleggen is niet altijd even makkelijk.’
© Tekst en foto: Kris De Decker
Dit artikel verscheen ook in Knack van 14 maart 2001
——————————————————————————————————–
Lees meer :
- Bits en
bytes laten zich niet bezitten : waar is de tweedehandsmarkt voor digitale
producten? - Een mailtje voor het nageslacht : hoe gaan toekomstige biografen ons leven reconstrueren?
- Sneller
internet is onmogelijk : snellere verbindingen leveren slechts tijdelijk
snelheidswinst op - De
fabrieken van het internet : hoeveel elektriciteit verbruikt het
internet? - Hoeveel energie kost digitale technologie? de productie van microchips
——————————————————————————————————–
www.lowtechmagazine.be 